A partire dal 1° gennaio 2025, entrano in vigore nuove disposizioni fiscali che impongono l’utilizzo di sistemi di pagamento tracciabili per la deducibilità delle spese di trasferta sostenute da lavoratori dipendenti e autonomi. Queste misure, introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) e dal Decreto Legislativo n. 192/2024 di riforma IRPEF-IRES, mirano a contrastare l’evasione fiscale e richiedono alle aziende una revisione delle policy relative alle trasferte e ai rimborsi spese.
Regole per i lavoratori dipendenti
I commi da 81 a 86 dell’articolo 1 della Legge n. 207/2024 introducono importanti restrizioni sulla deducibilità delle spese relative alle trasferte, applicabili sia ai lavoratori subordinati che autonomi.
A partire dall’anno fiscale 2025, i dipendenti che si sposteranno per trasferte o missioni, sia all’interno che all’esterno del comune in cui si trova il loro luogo di lavoro, potranno escludere dal reddito imponibile le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (comprese quelle sostenute per servizi di taxi e NCC), rimborsate dal datore di lavoro, se i pagamenti saranno effettuati tramite strumenti tracciabili come carte di credito, bancomat, prepagate, applicazioni di pagamento, assegni bancari o circolari.
Di conseguenza, non basterà più compilare semplici moduli forniti dall’azienda per giustificare le spese: sarà indispensabile dimostrare la tracciabilità di ogni pagamento effettuato. Nel caso in cui le spese siano state sostenute in contanti e successivamente richieste a rimborso, queste saranno soggette a tassazione e contribuzione, al pari di qualsiasi altra forma di compenso erogata al lavoratore.
Inoltre, non vengono apportate modifiche alle disposizioni fiscali che differenziano le trasferte fuori dal comune da quelle interne al comune, salvo per quanto riguarda l’obbligo di tracciabilità di alcune spese. Nelle trasferte extra-comunali, continueranno a essere riconosciute le indennità forfettarie previste dall’articolo 51, comma 5, del TUIR, mentre per le trasferte comunali tutte le indennità e i rimborsi saranno interamente imponibili, a meno che non si tratti di spese di viaggio e trasporto tracciate e adeguatamente documentate.
Semplificazione per la documentazione di viaggio
Un’importante novità introdotta dall’articolo 3, comma 1, lettera b, del decreto di riforma IRPEF-IRES (D.Lgs. n. 192/2024) consente ai lavoratori di non presentare documentazione dettagliata rilasciata dal vettore, purché le spese siano sostenute con mezzi tracciabili e adeguatamente comprovate.
Infine, rimane invariato l’obbligo di indicare sul Libro Unico del Lavoro tutte le somme erogate al lavoratore, comprese quelle corrisposte a titolo di rimborso spese, anche se effettuate nell’interesse del datore di lavoro.
Regole per i lavoratori autonomi
La Legge di Bilancio 2025 introduce importanti modifiche alla disciplina delle spese di trasferta, coinvolgendo anche i lavoratori autonomi. Le novità riguardano, tra gli altri, l’articolo 54 del TUIR, relativo alla determinazione del reddito da lavoro autonomo.
Dal 1° gennaio 2025, le spese per prestazioni alberghiere, consumazioni di alimenti e bevande, viaggi e trasporti con autoservizi pubblici non di linea, nonché i rimborsi chilometrici relativi a tali spese, saranno deducibili solo se pagate utilizzando strumenti tracciabili. Tali disposizioni si applicano sia alle spese addebitate in modo analitico al committente sia ai rimborsi corrisposti per le trasferte di dipendenti o lavoratori autonomi.
La normativa unifica il trattamento fiscale per dipendenti e autonomi: qualora i pagamenti non siano effettuati in conformità alle prescrizioni, gli importi erogati verranno considerati come reddito da lavoro autonomo. Questo comporta un aumento del carico fiscale per i lavoratori e, per datori di lavoro o committenti, l’impossibilità di dedurre i costi sostenuti.
Modifiche anche all’articolo 95 del TUIR
In questo contesto, il legislatore è intervenuto anche sull’articolo 95 del TUIR, che disciplina le spese per prestazioni di lavoro delle imprese. La deducibilità di tali costi sarà subordinata all’utilizzo di metodi di pagamento tracciabili, rendendo indispensabile un controllo accurato della documentazione fornita dai lavoratori.
Alla luce di queste novità, le imprese saranno chiamate a implementare procedure di verifica rigorose sui giustificativi prodotti dai dipendenti e a fornire una formazione mirata a tutti i soggetti coinvolti. La corretta gestione dei pagamenti e della documentazione diventa dunque un elemento cruciale per garantire il rispetto delle nuove regole e contenere eventuali costi aggiuntivi.
Spese di rappresentanza
Con l’obiettivo di contrastare comportamenti evasivi, la Legge di Bilancio 2025 introduce modifiche anche all’articolo 108 del TUIR, relativo alle spese di rappresentanza. Tali spese saranno deducibili dal reddito d’impresa esclusivamente se effettuate utilizzando strumenti di pagamento tracciabili. Resta invariato il requisito fondamentale per la deducibilità, ossia l’inerenza della spesa all’attività d’impresa.
