Lo scorso 17 dicembre 2023 è entrato definitivamente in vigore il D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la “protezione delle persone che segnalano violazioni di normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto pubblico o privato”.
Che cosa prevedono in sintesi le norme e come le aziende devono adeguarsi alla nuova disciplina
Caratteristiche dei canali di segnalazione
- l’obbligo, oltre che per vari soggetti pubblici, per tutti gli enti privati con più di 50 dipendenti o, a prescindere dal numero di dipendenti, che siano dotati di Modello 231, di istituire canali di segnalazione interni;
- la possibilità, non solo per i dipendenti ma anche per tutti i componenti dell’organizzazione aziendale, ivi compresi gli stakeholders, di effettuare segnalazioni di qualsiasi irregolarità, condotte civilmente, amministrativamente, penalmente illecite ovvero violazioni riferibili al Codice etico/di comportamento eventualmente adottato ovvero violazioni tali da incidere sull’integrità dell’ente di cui il soggetto segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito dello svolgimento della propria attività lavorativa;
- l’attivazione di canali per le segnalazioni che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante e la protezione degli eventuali altri soggetti citati nella segnalazione. L’accesso al canale sarà consentito esclusivamente al Gestore delle segnalazioni formalmente incaricato dalla società. I canali attivati dalla società possono essere:
- Piattaforma informatica (portale whistleblowing) – non obbligatorio;
- Posta elettronica ordinaria / certificata dedicata – non obbligatorio;
- Posta cartacea (lettera raccomandata A.R.) – obbligatorio;
- Hotline telefonica dedicata – obbligatorio;
- Possibilità di incontro diretto con il Gestore delle segnalazioni che dovrà essere fissato tempestivamente al di fuori dei locali aziendali – obbligatorio.
Il gestore delle segnalazioni e la policy
- La necessità di incaricare e nominare formalmente un Gestore delle segnalazioni, che abbia le caratteristiche di indipendenza, imparzialità, autonomia rispetto all’organizzazione aziendale e sia dotato di specifiche competenze in materia;
- l’obbligo di dotarsi di una Policy che disciplini l’intera procedura di effettuazione e gestione delle segnalazioni (iter procedurale di gestione), le tutele, le responsabilità, i divieti e tutto ciò che la normativa impone di disciplinare;
- il divieto di qualsiasi forma di ritorsione contro le persone che effettuano segnalazioni di violazioni;
- la possibilità per gli interessati di ricorrere, a determinate condizioni espressamente indicate all’interno della Policy, a segnalazione “esterna” all’ANAC e a “divulgazione pubblica” della segnalazione in determinate condizioni espressamente indicate nella Policy;
- l’obbligo di diffusione della Policy completa di tutte le informazioni, che dovrà essere esposta e rese facilmente visibile nei luoghi di lavoro nonché pubblicata sul sito internet della società, così da essere accessibile alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro, intrattengono rapporti con la società;
Le sanzioni per mancato adeguamento al Whistleblowing
La previsione delle sanzioni pecuniarie irrogate da ANAC in caso di mancato adeguamento al Decreto sono:
- da 10.000 a 50.000 euro per accertamento di ritorsioni o violazione dell’obbligo di riservatezza;
- da 10.000 a 50.000 euro se la Società non si è dotata del canale interno per le segnalazioni e della Policy whistleblowing disciplinante le procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni (ovvero non conformità al Decreto di quanto adottato);
- da 500 a 2.500 euro nei confronti del segnalante che sia stato condannato in sede – anche solo con sentenza di primo grado – per i reati di diffamazione o calunnia; ovvero in sede civile ne sia stata accertata la responsabilità a titolo di dolo o colpa grave;
- sanzioni di carattere disciplinare nei confronti del segnalante che abbia agito a scopo puramente diffamatorio o calunnioso; del segnalato di cui sia stata accertata la responsabilità per i fatti violativi.
- la comunicazione alle Rappresentanze Sindacali interne o esterne – ove presenti – della Policy whistleblowing adottata, al fine di renderle edotte del contenuto dell’informativa sì che possano formulare eventuali osservazioni in proposito. È sufficiente una comunicazione a mezzo PEC indicando un periodo temporale (15 giorni) entro il quale le stesse sono invitate a formulare eventuali considerazioni, trascorso il quale si riterrà adempiuto l’obbligo di comunicazione.
